Online kennisbank van HRvan.nu

Planningssjabloon maken

Planningssjablonen

Het Planningssjabloon is een repeterend basisrooster. Dit basisrooster omvat de standaard planning voor één week en herhaalt zich iedere week, iedere twee weken of een andere periode. Dit basisrooster heet het 'Planningssjabloon'. Iedere medewerker met redelijke vaste arbeidstijden heeft een Planningssjabloon.

Een Planningssjabloon heeft een geldigheid, bijvoorbeeld vanaf 1-1. Dit is per medewerker instelbaar. Binnen de looptijd is er in een planningssjabloon opgenomen:

  1. Wanneer iemand werkt (iedere maandag van de even weken)
  2. Hoe lang iemand werkt (tussen 09:00 en 17:30 uur)
  3. Wat iemand doet (Bijvoorbeeld Activiteit: Aanwezig)
  4. Waar iemand dat doet (Bijvoorbeeld vestiging: Hoofdkantoor)

In het menu-item Medewerkers » [Naam medewerker] » Planningssjablonen zijn de planningssjablonen van een medewerker op te vragen.


Medewerker Planningssjabloon Menu

Figuur 1. Medewerker Planningssjabloon Menu

Belangrijk

Het menu Planningssjabloon is niet beschikbaar voor jezelf (via menu 'Mijn gegevens').

Start nieuw Planningssjabloon

Om een plancyclus met onderliggende plansjablonen te maken voor een medewerker voer je de volgende handelingen uit:

  1. Ga naar het menu-item ‘Planningsjablonen’. Het volgende scherm verschijnt:

    Plansjablonen Overzicht

    Figuur 2. Plansjablonen Overzicht
    Hierin zijn alle voor deze medewerker reeds eerder gemaakte Planningssjablonen te zien.

  2. Indien er nog geen sjabloon bestaat, of als je een nieuwe wilt maken: klik op de knop Toevoegen om een nieuw Planningssjabloon te maken. Het volgende scherm verschijnt:

    Plansjablonen toevoegen

    Figuur 3. Plansjablonen toevoegen
  3. Vul de volgende velden in:
    • Zichtbaar vanaf
      De datum per wanneer dit Planningssjabloon in werking treedt.

      Belangrijk

      Een Planningssjabloon moet altijd starten op een maandag.

      Achtergrondinformatie

      De cyclus van een Planningssjabloon loopt altijd door.

      Voorbeeld: Een planningssjablooncyclus is ingesteld op 4 weken en start in kalenderweek 1. In dit voorbeeld op maandag 01-01-2018.

      De eerste 4 weken van het jaar lopen de planningssjablooncylusweken synchroon met de kalenderweken. Dus cyclusweek 1 = kalenderweek 1, cyclusweek 2 = kalenderweek 2 etc. Na verloop van tijd wordt dit: cyclusweek 1 = kalenderweek 5, cyclusweek 2 = kalenderweek 6. In de planning van kalenderweek 1 en 5 wordt cyclusweek 1 van het planningssjabloon ingeladen.

      Wanneer een nieuw planningssjabloon start in kalenderweek 7 (de oude gold maar tot en met kalenderweek 6) dan blijft cyclusweek 3 overeenkomen met kalender week 7. Ook al start het nieuwe planningssjabloon in kalenderweek 7. Zie ook onderstaand schema:


      Plansjabloon Werking

      Figuur 4. Plansjabloon Werking

      Hierin is te zien dat het eerste gemaakte Planningssjabloon voor deze medewerker liep van kalenderweek 1 t/m 6. Daarna start Planningssjabloon 2 vanaf kalenderweek 7.

      Dit betekent dat de planning zoals opgenomen in het Planningssjabloon in cyclusweek 3 wordt gehanteerd in de planning van kalenderweek 7.

      In kalenderweek 13 wordt er opnieuw een nieuw Planningssjabloon gemaakt. Deze start in dit geval wel in cyclusweek 1 van het Planningssjabloon.

    • Zichtbaar tot en met

      Tip!

      Deze datum is niet verplicht. Het is handiger om geen einddatum mee te geven. Het Planningssjabloon loopt dat 'oneindig' door.

      Wanneer er een t.z.t. een nieuw Planningssjabloon wordt gemaakt met een latere startdatum zal de huidig lopende Planningssjabloon automatisch worden beëindigd. De datum 'Zichtbaar tot en met' wordt in dat geval door de tool gevuld.

  4. Klik op 'Opslaan' of op 'Activiteiten' of op het pijltje naar rechts om de invoer te bevestigen.

Planningssjabloon vullen

Deze alinea gaat verder waar Start nieuw Planningssjabloon was gebleven.

  1. Nadat de geldigheid van het Planningssjabloon is vastgelegd wordt het volgende scherm weergegeven:

    Plansjablonen vullen - 1

    Figuur 5. Plansjablonen vullen - 1
  2. Dit is de eerste cyclusweek van het nieuwe Planningssjabloon. Dit scherm bevat de volgende onderdelen:
    • Toon sjabloon van week: [Selecteer cyclusweek]
      Hiermee navigeer je tussen de verschillende cyclusweken.
    • Kopieer naar andere week
      Kopieer de opgeslagen cyclusweek naar een andere cyclusweek. Deze optie is handig wanneer de planningen in de cyclusweken nagenoeg hetzelfde zijn. Door deze te kopiëren hoeven alleen de afwijkingen gepland te worden en niet een hele week.
    • Opslaan
      Sla de cyclusweek op
    • Reset
      Verwijder alle gemaakte wijzigingen sinds het laatst openen van deze week.
    • Kalenderweergave van de cyclusweek van het Planningssjabloon
      Dit is de feitelijke planning in het Planningssjabloon.
      Links bovenin staat (net zoals rechts bovenin) de cyclusweek vermeld. Dit getal komt terug in de individuele planning en het planningsoverzicht.

      Configuratie optie

      Het weergegeven bereik (de periode tussen de start- en eindtijd) is afhankelijk van de gekozen inrichting. Deze kan van 00:00 tot 24:00 uur zijn of een deel daarvan zoals in het getoonde scherm (van 08:00 tot 23:00 uur).

    • Totaal geplande uren per dag
      Dit is de totale duur van alle planblokken met een activiteit die meetelt als 'werk', die deze dag gepland zijn.
    • Totaal gecorrigeerde waarde per dag
      Dit is de totale duur van alle planblokken met een activiteit die meetelt als 'werk', die deze dag gepland zijn NA pauze aftrek.

      Achtergrondinformatie

      Standaard hanteert de module Planning de pauzeregels in de Arbeidstijdenwet.

      Deze zijn:

      1. 0,5 uur pauze na 5,5 uur werk
      2. 0,75 uur pauze na 10 uur werk

      Voorbeeld 1:

      Dit betekent dat wanneer een medewerker is 8,5 uur is gepland (van 08:30 tot 17:00 uur) de module Planning ervan uitgaat dat er een pauze wordt genoten. Het tijdstip daarvan is niet bekend.

      De gecorrigeerde waarde is dan 8 uur.


      Voorbeeld 2:

      Wanneer een medewerker is ingepland van 08:30 tot 12:30 en vervolgens een twee planblok heeft van 13:00 tot 17:00 uur de totale geplande waarde 8 uur is. Omdat er een niet geplande ruimte van 0,5 uur tussen de planblokken zit zal de module Planning geen correctie berekenen. De waarde NA pauzecorrectie is ook 8 uur.

      Configuratie optie

      De gebruikte pauzeregels kunnen voor jouw bedrijf afwijken, afhankelijk van de gekozen inrichting.

    • Samenvatting geplande gegevens
      Onderaan het kalenderscherm is de samenvatting te lezen van al hetgeen er gepland is. Deze samenvatting bevat:
      1. Contracturen van de medewerker
      2. Totaal gepland deze cyclusweek na pauzecorrectie en inclusief eventuele ORT-toeslagen (de waarde van de geplande uren)

      E.e.a. is inzichtelijk voor de getoonde cyclusweek, de gehele cyclus opgeteld, per maand, per 13 weken en/of per kwartaal. Afhankelijk van de gekozen inrichting.


  3. Maak een planning door ergens met de rechtermuisknop in het kalenderoppervlak te klikken,
    of
    Klik en sleep een verticaal blok op één dag in het kalenderoppervlak. Bijvoorbeeld vanaf de gewenste starttijd tot de gewenste eindtijd. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op dit blauw geselecteerde oppervlak.
    Een volgend menu wordt zichtbaar:

    Plansjablonen vullen - 2

    Figuur 6. Plansjablonen vullen - 2
  4. Kies voor 'Nieuwe activiteit'. Het volgende scherm wordt getoond:

    Plansjablonen vullen - 3

    Figuur 7. Plansjablonen vullen - 3
  5. Vul hierin de volgende velden:
    • Project
      Indien jouw organisatie project georiënteerd is, selecteer je hier het project waarop gepland wordt.

      Configuratie optie

      De entiteit 'Projecten' is alleen beschikbaar indien hier tijdens de inrichting voor gekozen is.

    • Activiteit
      Selecteer de activiteit waarop er gepland wordt. Meer informatie over activiteiten is beschikbaar in Activiteiten.
    • Taak
      Indien de gekozen activiteit mee telt als 'Werk' (zie Taken), is hier tevens de mogelijkheid om een verdiepende taak te kiezen. Meer informatie over taken is beschikbaar in Taken.

      Configuratie optie

      De entiteit 'Taken' is alleen beschikbaar indien hier tijdens de inrichting voor gekozen is.

    • Vestiging
      Selecteer de locatie waar deze werkzaamheden uitgevoerd worden. Zie Vestigingen voor het beheren van de beschikbare locaties.
      Dit veld kan standaard gevuld worden indien een medewerker vaak op dezelfde locatie werkt. Zie Organisatie Extra informatie over de velden, optie 6 voor meer informatie over het instellen van de 'Standaard vestiging'.
    • Startdag en tijdstip
      De startdag (en geen startdatum) waarop de werkzaamheden plaatsvinden. In dit voorbeeld: de eerste dinsdag in iedere eerste cyclusweek. Dit komt dus vaker voor en is daarom niet datum gerelateerd maar dag gerelateerd.
    • Einddag en tijdstip
      De einddag en tijdstip van deze geplande activiteit.
    • Knop: Controleer planning
      Indien er twijfel is of het te creëren planblok conflicteert met landelijke arbeidstijden en/of Arbo regelgeving of conflicteert met eigen beleid; is het mogelijk dit te controleren met deze knop. Indien er een conflict is verschijnt er een melding. Indien er geen conflict is wordt er geen melding gegeven.

  6. Druk op opslaan op dit planblok te maken. Het volgende scherm wordt getoond:

    Plansjablonen vullen - 4

    Figuur 8. Plansjablonen vullen - 4
  7. Herhaal stap 7 tot en met 10 om meerdere planblokken te maken.

of lees verder bij Planningssjabloon uitbreiden

Planningssjabloon uitbreiden

Deze alinea gaat verder waar Planningssjabloon vullen was gebleven.


  1. Kopieer het planblok door deze te verslepen met de SHIFT toets (op het toetsenbord) ingedrukt te houden. Dus SHIFT + versleep. Het volgende wordt zichtbaar:

    Plansjablonen vullen - 5

    Figuur 9. Plansjablonen vullen - 5
  2. Laat de muisknop als eerste los en daarna de SHIFT toets als je klaar bent. Het volgende resultaat wordt getoond:

    Plansjablonen vullen - 6

    Figuur 10. Plansjablonen vullen - 6
    Het planblok van dinsdag 9:00 uur starttijd is succesvol gekopieerd naar de woensdag 9:15 starttijd met exact dezelfde eigenschappen, waaronder:
    • Project
    • Activiteit
    • Taak
    • Locatie
    • Duur (wel een andere starttijd)

  3. Herhaal stap 11 tot en met 13 om een volledige week op te stellen.
  4. Het is mogelijk om een gekopieerd planblok aan te passen. Dubbelklik op een planblok en pas de waarden aan. Klik op 'OK'. De wijzigingen zijn verwerkt.
  5. Klik op 'Opslaan'

Planningssjabloon cyclusweek kopiëren

Deze alinea gaat verder waar Planningssjabloon uitbreiden was gebleven.


  1. Wanneer de planning voor deze cyclusweek ook voor een andere cyclusweek geldt, klik dan bovenin op de knop 'Kopieer naar andere week'. Het volgende scherm wordt getoond:

    Plansjablonen vullen - 7

    Figuur 11. Plansjablonen vullen - 7
    • Selecteer de cyclusweek waarnaar de (in dit voorbeeld cyclusweek 1) gekopieerd dient te worden.
    • Klik op 'ok'
  2. Herhaal deze stappen totdat het Planningssjabloon volledig gevuld is.
  3. Klik op 'Opslaan'

Oud Planningssjabloon automatisch beëindigd

Deze alinea gaat verder waar Planningssjabloon cyclusweek kopiëren was gebleven.


  1. Wanneer je klaar bent met het vullen van het Planningssjabloon en terugkeert naar het Planningssjablonen overzicht, is zichtbaar dat het nieuwe Planningssjabloon de 'oude' heeft afgesloten. Zie onderstaand schermvoorbeeld:

    Plansjablonen Overzicht - 3

    Figuur 12. Plansjablonen Overzicht - 3
    De startdatum van het nieuwe Planningssjabloon (op 09-04-2018) zorgt er voor dat het vorige Planningssjabloon automatisch is beëindigd op 08-04-2018.